Ententes de services à titre gracieux

Une entente de services à titre gracieux (ESG) est utilisée lorsqu’un particulier, une entreprise, une société, un organisme sans but lucratif, une association, un établissement d’enseignement, un organisme communautaire ou toute autre entité accepte de fournir des services, de l’expertise, des connaissances, de l’enseignement, des présentations ou tout autre soutien aux Services du moral et du bien-être des Forces canadiennes (SMBFC) sans rémunération ni compensation. L’entente a pour but de consigner officiellement l’entente, d’établir les modalités selon lesquelles les services seront fournis et de traiter de toute considération d’ordre juridique, opérationnel et de gestion des risques liée à l’activité.

Une ENS n’est pas un instrument d’approvisionnement et ne doit pas être utilisée pour acquérir des services auprès d’un fournisseur. Elle ne crée pas de relation d’emploi, de relation contractuelle ni aucune autre entente commerciale entre le fournisseur de services et les SBMF. L’entente fournit un cadre clair pour les engagements lorsque le fournisseur de services met à disposition son temps, son expertise ou ses connaissances sans rémunération.

Elle permet de s’assurer que les attentes sont bien comprises par les deux parties avant le début des services. Selon la nature de l’engagement, elle peut aborder des questions telles que l’accès aux installations, les exigences en matière de sécurité, l’utilisation du matériel, la propriété intellectuelle, les considérations de confidentialité, les enregistrements et d’autres obligations pertinentes à l’activité menée.
 
 Un accord de services généraux (ASG) n’établit pas de relation de bénévolat avec la SCF. Si une personne participe à un rôle ou à une activité à titre de bénévole, elle doit se conformer à la politique, aux procédures et aux exigences de gestion des bénévoles applicables de la SCF.

Qui peut être engagé dans le cadre d’un ASG?

Un accord de services (GSA) peut être utilisé lorsqu’une personne, une entreprise, une société, un organisme sans but lucratif, une association, un établissement d’enseignement, un organisme communautaire ou toute autre entité accepte de fournir des services sans paiement, rémunération, remboursement, honoraires, cadeaux, rabais, avantages promotionnels, avantages publicitaires, occasions d’affaires futures ou toute autre forme d’avantage.

Quand ne pas utiliser un accord de services (GSA)

Un accord de services (GSA) ne peut être utilisé que lorsqu’aucune rémunération ni aucun autre avantage n’est accordé au fournisseur de services.

Un accord de services gratuits (GSA) ne doit pas être utilisé lorsque :

• un paiement, des frais, des honoraires, des remboursements, des cadeaux, des rabais, des avantages promotionnels, des avantages publicitaires, des occasions d’affaires futures ou toute autre forme de rémunération ou d’avantage sera fourni en échange des services;
• les services sont achetés ou acquis dans le cadre d’une entente commerciale avec un fournisseur, une entreprise ou un autre fournisseur de services;
• un consultant est engagé dans le cadre d’une entente commerciale; ou
• un autre accord ou processus est plus approprié compte tenu des circonstances.

Si une rémunération ou un autre avantage est accordé en échange de services, la mission doit être établie au moyen d’un contrat approprié ou de tout autre instrument autorisé.

Choix de l’entente appropriée

Le CFMWS dispose de deux versions de l’entente de services gratuits afin de s’adapter à différents contextes opérationnels. Le choix de l’entente appropriée dépend du fait que les services seront fournis en personne dans les locaux d’un parc national du Canada (PNC) ou entièrement par l’intermédiaire d’une plateforme virtuelle.

Entente de services gratuits sur place

L’Entente de services gratuits sur place doit être utilisée lorsque le fournisseur de services sera physiquement présent dans une installation, un lieu de travail ou un lieu d’événement d’une centrale nucléaire tout en fournissant des services gratuits.

Voici quelques exemples, sans que cette liste soit exhaustive :

• dispenser de l’enseignement ou de la formation en personne;
• animer des ateliers;
• apporter un soutien lors d’événements spéciaux;
• effectuer des démonstrations;
• partager une expertise technique; ou 
• participer à des programmes nécessitant la présence dans les locaux de la NPP.

Étant donné que le fournisseur de services aura accès aux installations de la CFMWS, l’entente traite des exigences liées à l’accès physique, à la sécurité, à la sûreté, aux règles du site, aux exigences de filtrage et aux autres mesures nécessaires au bon déroulement de l’activité.

Entente de services virtuels à titre gracieux

L’Entente de services virtuels à titre gracieux (GSA) doit être utilisée lorsque les services sont fournis entièrement en ligne et que le fournisseur de services n’aura pas besoin d’accéder aux locaux de la NPP.

Les exemples comprennent, sans s’y limiter :

• les présentations virtuelles;
• les webinaires;
• les tables rondes;
• les séances de formation en ligne;
• les séances d’information éducatives; ou
• d’autres activités de partage des connaissances à distance.

Cette version traite des aspects propres aux engagements virtuels, notamment les enregistrements, le matériel de présentation, la diffusion de contenu et les clauses de non-responsabilité connexes. Elle tient compte des risques réduits associés à la prestation à distance et, par conséquent, ne comprend pas bon nombre des dispositions relatives à l’accès aux installations et à la gestion des sites qui sont requises pour les activités en personne.

Avant le début des services

Les services ne doivent pas débuter tant que l’entente de services gratuits applicable n’a pas été entièrement examinée, approuvée et signée par toutes les parties requises.

Le fait de remplir l’Accord de services gratuits avant le début des services permet de s’assurer que la nature de la relation, la portée de l’activité et toutes les exigences applicables sont clairement documentées et comprises par toutes les parties.

Besoin d’aide?

Si vous n’êtes pas certain qu’un Accord de services gratuits soit approprié à votre situation, ou si vous avez besoin d’aide pour déterminer s’il convient d’utiliser la version « sur place » ou la version « virtuelle », veuillez communiquer avec le conseiller en approvisionnement stratégique et en passation de marchés pour obtenir des conseils.