Ressources pour les clubs
Commencer un nouveau club (information et conseils)
- Créer votre propre club
- Manuel des politiques PSP (Chapitre 6-2, point 1-36 et 43 – 114)
- Model d’approbation d’activité de loisirs
- Modèle de statut et règlements
- Tous les clubs doivent établir et adopter des statuts et des règlements qui régissent et expliquent l’organisation du club. 16. Les statuts et règlements doivent être approuvés par la ou le Cmdt B ou sa représentante désignée/son représentant désigné, conformément au tableau 6-2-2. Référence du manuel des politiques PSP
- Modèle Liste des membres
- Modéle de plan d’urgence
- La présidente ou le président d’un club a la responsabilité d’élaborer un plan d’action d’urgence pour les activités du club et de le communiquer à l’ensemble des membres. Une copie doit être placée bien à la vue et dans les dossiers. Le plan d’action d’urgence est propre à chaque club de loisirs. Référence du manuel des politiques PSP
- Formulaire d'autorisation d’adhésion à une association civile
- Les clubs de loisirs désireux de collaborer avec des organismes nationaux, provinciaux et municipaux doivent en faire la demande à la ou au GLC. Cette dernière/ce dernier ou sa représentante désignée/son représentant désigné enverra à l’organisme une liste des membres du comité exécutif du club autorisés à communiquer avec lui au nom de la base. Les décisions de partenariat et les contrats seront approuvés conformément à la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l’administration financière des BNP. Les procès-verbaux de toutes les réunions avec les organismes nationaux, provinciaux et municipaux doivent être envoyés à la ou au GLC ou à sa représentante désignée/son représentant désigné dans le cadre du processus d’approbation normal. Référence du manuel des politiques PSP
- Tableau RACI des rôles et responsabilités
- Grâce au tableau RACI des rôles et responsabilités au sein des clubs de loisirs, vous saurez clairement qui est responsable de chaque tâche, qui autorise la tâche pour sa réussite, qui doit être consulté, qui doit être tenu informé des progrès et qui doit endosser (E) le processus. Cette approche systématique améliorera la collaboration, rationalisera les flux de travail et garantira l'alignement de toutes les parties prenantes.
- Modèle d’attribution d’installations (référez-vous au manuel des politiques PSP Chap 6-2, point 77-85)
Gestion au quotidien
- Manuel des politiques PSP (Chapitre 6-2, point 18-36 et 43 – 114)
- Modèle de statut et règlements
- Les statuts et règlements doivent être étudiés et mis à jour à l’assemblée générale annuelle pour être recommandés par les membres avant d’être soumis à l’approbation de la ou du GLC ou de sa représentante/son représentant désigné. Les changements ou ajouts apportés ultérieurement aux statuts ou aux règlements nécessitent également une approbation similaire. Référence du manuel des politiques PSP
- Tableau RACI des rôles et responsabilités
- Grâce au tableau RACI des rôles et responsabilités au sein des clubs de loisirs, vous saurez clairement qui est responsable de chaque tâche, qui autorise la tâche pour sa réussite, qui doit être consulté, qui doit être tenu informé des progrès et qui doit endosser (E) le processus. Cette approche systématique améliorera la collaboration, rationalisera les flux de travail et garantira l'alignement de toutes les parties prenantes.
- Modèle d’avis de réunion
- Modèle d’ordre du jour
- La ou le secrétaire doit rédiger l’ordre du jour pour les réunions du club ou du groupe, de concert avec la présidente ou le président. Référence du manuel des politiques PSP
- Pour les assemblées des clubs de loisirs, il incombe à la ou au GLC ou à sa représentante désignée/son représentant désigné de diffuser l’ordre du jour et le procès-verbal des réunions. Référence du manuel des politiques PSP
- Modèle de liste d’inventaire
- Tous les clubs de loisirs doivent tenir un inventaire et un registre à jour du matériel des BNP conformément à la publication A-FN-105-001/AG-001, Politique et procédures pour la comptabilisation des Biens non publics, chapitre 28, Immobilisations. Référence du manuel des politiques PSP
- Modèles de Procès-verbal
- Les procès-verbaux de réunion des clubs doivent être soumis à l’approbation de la ou du GLC au plus tard un mois après la réunion. La ou le GLC doit acheminer à la chaîne de commandement les points qui exigent une approbation de plus haut niveau, comme la modification des statuts ou tout autre point à la demande de la chaîne de commandement. Référence du manuel des politiques PSP
- Formulaire de rapport d’incident
- Lorsqu’un accident ou un incident survient pendant une activité d’un club de loisirs (dans la base ou à l’extérieur), la présidente ou le président doit immédiatement remplir un formulaire de rapport d’incident, conformément au tableau 6-2-4. Le formulaire de rapport d’incident doit être produit à la ou au GLC le plus tôt possible, au plus tard dans les 24 heures. Référence du manuel des politiques PSP
- Formulaire d'autorisation d’adhésion à une association civile
- Les clubs de loisirs désireux de collaborer avec des organismes nationaux, provinciaux et municipaux doivent en faire la demande à la ou au GLC. Cette dernière/ce dernier ou sa représentante désignée/son représentant désigné enverra à l’organisme une liste des membres du comité exécutif du club autorisés à communiquer avec lui au nom de la base. Les décisions de partenariat et les contrats seront approuvés conformément à la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l’administration financière des BNP. Les procès-verbaux de toutes les réunions avec les organismes nationaux, provinciaux et municipaux doivent être envoyés à la ou au GLC ou à sa représentante désignée/son représentant désigné dans le cadre du processus d’approbation normal. Référence du manuel des politiques PSP
- Formulaire de vérification annuel du sceau d’or
- La ou le GLC ou sa représentante désignée/son représentant désigné doit effectuer une vérification ou une inspection de chaque club de loisirs pendant l’année et en surveiller les activités conformément au tableau 6-2-5. La conformité aux politiques concernant les clubs de loisirs, l’utilisation des installations, le niveau de participation et la nature des activités de groupe représenteront un important volet de cet examen. La ou le GLC et la ou le secrétaire du club doivent conserver une copie de cette vérification ou de cette inspection annuelle. Référence du manuel des politiques PSP
- Formulaire d’autorisation photo
- Note de synthèse
- Modèle d’activités annuelles proposées
- Les clubs de loisirs doivent également exercer leurs activités conformément au chapitre 6-1. Le calendrier annuel des activités doit être soumis à l’approbation de la ou du GLC. Les activités doivent être menées conformément à toutes les politiques applicables des FAC, du ministère de la Défense nationale (MDN) et des SBMFC, et elles doivent respecter les normes établies dans le domaine. Référence du manuel des politiques PSP
- Modèle d’attribution d’installations (référez-vous au manuel des politiques PSP Chap 6-2, point 77-85
- Trousse de secours (référez-vous à la section Sécurité dans le manuel des politiques PSP, Chap 6-2, point 98-103)
- Politiques et formulaires du programme national des bénévoles SBMFC
- Information sur la prévention et la résolution du harcèlement
- Les clubs de loisirs se conforment à la politique des SBMFC sur la prévention et la résolution du harcèlement. De plus, ils doivent établir des règles concernant les comportements acceptables et l’utilisation des ressources du club. Ces règles visent à réduire les conflits en établissant des attentes claires. Les nouveaux membres doivent en être informés. Référence du manuel des politiques PSP
- Déplacement des clubs (référez-vous au manuel des politiques PSP, Chapitre 6-2, point 93-97)
- Formulaire de declaration du chauffeur
- Bordereau de signature
- Chaque base/escadre/unité disposera d'une procédure différente pour obtenir les signatures nécessaires à l'approbation ; renseignez-vous auprès de votre représentant des PSP sur les exigences et les formats des feuilles de transmission et des notes de service.
- Aquisition et passation de marchés (Contrat de service)
- Lorsqu’il est nécessaire d’embaucher du personnel pour les postes de gestion et de surveillance des loisirs communautaires, les dispositions de la publication A-PS-110- 001/AG-002 s’appliquent. Les conditions d’emploi doivent être approuvées par la gestionnaire supérieure ou le gestionnaire supérieur des PSP avant l’embauche ou par une directrice ou un directeur des PSP au quartier général. Des entrepreneurs peuvent être embauchés conformément à la Politique de passation de marchés des Biens non publics. Référence du manuel des politiques PSP.
Finance et assurance
- Manuel des politiques PSP (Chapitre 6-2, point 65-75)
- Modèle de budget du club
- Les membres du comité exécutif du club doivent établir et produire des projets de budget avant la date limite publiée. Les projets de budget doivent généralement être dressés au début de février. Le défaut de présenter un budget peut également entraîner l’imposition d’une période probatoire et le retrait du pouvoir de dépenser. Référence du manuel des politiques PSP.
- Programme d’assurance consolidé (détails sur la couverture pour les membres exécutifs)
- Politique A-FN-105, chapitre 10 (Plus d’information sur les activités assures)
- Assurance disponible pour les bénévoles dans leur rôle de bénévolat
- La politique actuellement publiée indique qu'il n'y a pas de couverture d'assurance pour les bénévoles. À compter de mai 2024, le SCGMFC souscrit une assurance responsabilité civile conformément à l'A-FN-105, chapitre 11, Programme d'assurance consolidé des Biens non publics. Pour tout incident pouvant entraîner des blessures, des pertes ou des dommages, le rapport d'incident sur la santé et la sécurité au travail (SST) des BNP pour les non-employés doit être rempli et distribué selon les directives du formulaire. La politique est en cours de révision et tous les formulaires pertinents reflètent la couverture d'assurance pour les bénévoles.
