TOUS LES VOYAGES D’AFFAIRES DES SBMFC DOIVENT ÊTRE RÉSERVÉS PAR LES SERVICES DE VOYAGE DES SBMFC
- Le voyageur fournit aux services de voyage le courriel, la lettre ou le formulaire d’approbation de l’autorité approbatrice.
- Le voyageur soumet une demande dans VoyageXpert, en indiquant les dates de déplacement, les heures privilégiées, le mode de transport, la location de véhicule ou la réservation d’une chambre d’hôtel si nécessaires. Un courriel ultérieur peut être envoyé à votre coordonnateur des services de voyage si vous souhaitez fournir des détails supplémentaires.
- Les services de voyage rempliront la demande de voyage et mettront à jour votre profil dans VoyageXpert.
- Les services de voyage vous enverront par voie électronique votre billet et itinéraire.
- S’il y a un problème avec votre billet ou si vous devez apporter des changements, contactez les services de voyage SUR‑LE‑CHAMP!
- Partez en voyage l’esprit en paix.
- Le voyageur remplit la demande de remboursement dans VoyageXpert.
- Le voyageur obtient l’accord de l’autorité approbatrice, qui signe la demande dans VoyageXpert.
- Le voyageur soumet la demande dans VoyageXpert et les factures correspondantes au bureau de la comptabilité des BNP aux fins de remboursement.
- Le voyageur recevra un remboursement par voie électronique selon la demande de remboursement soumise et approuvée dans VoyageXpert.
- Si une avance a été émise, elle sera récupérée sur la paie du voyageur 21 jours après la date de son retour si les frais de déplacement n’ont pas été soumis aux fins d’approbation et de remboursement.
REMARQUE :
Si vous devez modifier les paramètres de votre déplacement pendant les heures normales d’ouverture (du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h), veuillez en informer les services de voyage des SBMFC. En dehors des heures d’ouverture, contactez AMEX GBT en cas d’URGENCE seulement. Si vous devez apporter des changements moins de deux heures avant votre vol, faites-les directement auprès de la compagnie aérienne, car votre dossier est maintenant entre les mains de l’aéroport.
Ce ne sont pas tous les hôtels qui font l’objet d’une réservation par l’entremise d’AMEX GBT. Si vous annulez une réservation en dehors des heures d’ouverture, assurez-vous de le faire directement auprès de l’hôtel afin d’éviter les frais découlant de votre défaillance à vous présenter. Si vous devez partir plus tôt que prévu, veuillez en informer le personnel de l’hôtel avant votre départ.
À votre retour, veuillez informer les services de voyage des modifications apportées.
CONSEIL :
- Veuillez vous assurer que le nom figurant sur votre demande dans VoyageXpert correspond à celui figurant sur la pièce d’identité que vous fournirez à l’enregistrement (on vous refusera l’embarquement si le nom ne correspond pas).
- La date de naissance est requise pour effectuer une réservation.
- Votre demande dans VoyageXpert doit faire mention du grand livre général auquel les frais seront portés. Si celui-ci est différent, la saisie devra être faite manuellement, car VoyageXpert conservera les données du compte de votre dernier voyage.
