Membre des FAC – Poste non lié au département de la Défense des États-Unis
Les personnes qui ne travaillent pas pour le département de la Défense ne bénéficient pas d’une couverture d’assurance maladie leur permettant de recevoir des soins aux États-Unis. Les militaires bénéficieront des soins, s’acquitteront eux-mêmes de leurs frais et feront ensuite appel à l’équipe du détachement de Washington des Services de santé des Forces canadiennes (Svc S FC) pour demander le remboursement.
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Votre couverture et votre accès
Ce à quoi vous avez accès
- Gamme de soins de santé des Forces armées canadiennes (FAC) prodigués par des fournisseurs civils au titre de la couverture de base (avec autorisation préalable)
- Orientation et supervision médicales de l’OLMFC
- Remboursement intégral des services médicaux autorisés
- Prise en charge complète des formalités médicales par les FAC
- Demandes de remboursement traitées par l’entremise du détachement de Washington des Svc S FC
- Avances médicales pour les interventions majeures
- Couverture en cas d’urgence de la Croix Bleue dans le monde entier
Ce à quoi vous n’avez pas accès- Installations de traitement militaires
- Avantages de TRICARE
- Centres médicaux dans la base
- Couverture directe des soins de santé par le département de la Défense
- Services de pharmacie militaire
- Inscription par l’entremise du système DEERS et carte de preuve d’identité militaire
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Accès aux soins de santé : processus étape par étape
1. Déterminez vos besoins en matière de soins de santé
- Examens de routine (examen médical périodique, suivi par une ou un spécialiste)
- Prise en charge des symptômes nécessitant une consultation médicale
- Médicaments sur ordonnance
- Soins préventifs
- À inclure : la nature du besoin médical, le type de fournisseur requis, l’urgence, l’emplacement actuel.
- Pour les soins spécialisés : vous pouvez rechercher un fournisseur de services du réseau TRICARE en utilisant l’outil de recherche de votre région. Bien que vous n’ayez pas accès au régime de TRICARE, ces fournisseurs comprennent mieux que d’autres le contexte militaire :
- Demandez une estimation des coûts au fournisseur et incluez-la dans la demande d’autorisation.
- Délai de réponse : un jour ouvrable.
- En cas d’urgence et en l’absence de réponse : consultez une ou un médecin et avertissez immédiatement l’OLMFC.
3. Obtenez une autorisation écrite
L’OLMFC fournira une autorisation détaillée par courrier électronique.- Soins et services couverts par la Gamme de soins de santé des FAC
- Champ d’application et limites spécifiques (p. ex. 10 séances de physiothérapie)
- Toute restriction ou condition
- Limites de la couverture (le cas échéant)
- Sauvegardez ce courriel, car il est obligatoire pour le remboursement.
4. Faites appel à un fournisseur de soins de santé civil
Sur place, indiquez au fournisseur que vous vous acquitterez vous-même des frais médicaux et que vous avez besoin d’une copie de votre dossier médical concernant cette consultation.- Informez le fournisseur que vous n’avez pas d’assurance et que vous paierez vous-même les frais médicaux. Cela permet souvent de réduire les coûts. S’il exige une preuve de capacité financière, une lettre peut être fournie par l’OLMFC.
- Demandez des copies de tous les rapports médicaux et notes cliniques.
- Obtenez une facture détaillée des services fournis.
- Conservez tous les reçus et les preuves de paiement.
5. Soumettez votre dossier médical
- Envoyez toutes les notes cliniques à la commis aux documents médicaux du détachement de Washington des Svc S FC.
- L’OLMFC examinera les notes et veillera à ce qu’elles soient saisies dans le Système d’information sur la santé des Forces canadiennes (SISFC) pour assurer la continuité des soins.
6. Soumettez votre demande de remboursement
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Processus de demande et de remboursement
- Payez de votre poche les soins autorisés.
- Collectez les reçus détaillés indiquant les renseignements sur le fournisseur et les codes de diagnostic.
- Envoyez les demandes de remboursement à l’État-major de liaison des Forces canadiennes (Washington) avec le courriel d’autorisation et les reçus.
- Prévoyez un délai de traitement, généralement de 2 à 4 semaines.
Documents requis :
- Courriel d’autorisation original de l’OLMFC
- Reçus médicaux détaillés
- Preuve de paiement
- Rapports médicaux (le cas échéant)
- Formulaire de demande de remboursement CF 52
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Médicaments sur ordonnance
1. Préparation avant l’affectation
- Dans la mesure du possible, demandez à votre pharmacie des Svc S FC de vous fournir pour six mois les médicaments que vous prenez actuellement. Si vous ne pouvez pas apporter une quantité suffisante, communiquez immédiatement avec le coordonnateur médical : [email protected]**
2. Procédure pour les ordonnances
- Communiquez avec l’OLMFC en indiquant les ordonnances qui doivent être préparées. Veuillez indiquer toute nouvelle ordonnance afin que la vérification de la couverture puisse être effectuée. L’OLMFC renverra l’autorisation d’ordonnance et la durée (généralement un an pour les médicaments pour des maladies chroniques).
- Obtenez une ordonnance d’un fournisseur civil autorisé.
- Obtenez les médicaments sur ordonnance dans une pharmacie civile en indiquant que vous paierez les frais vous-même.
- Soumettez la demande de remboursement avec l’autorisation.
- Demandez l’autorisation expresse de l’OLMFC avant tout achat.
- Notez que les médicaments doivent être en lien avec un problème médical autorisé.
- Sachez qu’aucun remboursement ne sera accordé sans autorisation préalable.
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Soins dentaires
- S’il s’agit d’une urgence de soins dentaires (douleur extrême, impossibilité de manger, etc.), rendez-vous au cabinet de dentiste et prévenez le coordinateur médical dès que possible.
- Le détachement de Washington des Svc S FC peut approuver un nettoyage de routine et un examen annuel.
- Tout autre soin dentaire doit être approuvé par la ou le dentiste militaire à l’extérieur du Canada à l’adresse [email protected]. Une fois approuvés, les soins sont remboursés par le détachement de Washington des Svc S FC.
- Conservez les dossiers dentaires pour les soumettre à la prochaine unité dentaire canadienne.
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Services d’optométrie
Les membres des FAC sont généralement admissibles à l’achat de lunettes tous les 2 ans seulement. Tout achat effectué avant cette période ne sera pas remboursé.
Procédure- Connectez-vous à votre portail Medavie Blue Cross (www.medavie.bluecross.ca/myinfo) afin de vérifier la date de votre dernier achat de lunettes. Vous devez effectuer votre nouvel achat une fois que 2 ans se sont écoulés depuis la date indiquée dans votre portail.
- Communiquez avec le bureau de liaison médicale des FAC (CAFMLO) pour obtenir l’approbation avant d’acheter des lunettes. Une fois l’approbation obtenue, vous pouvez procéder à l’achat selon les montants autorisés. En règle générale, il n’y a pas d’admissibilité pour l’achat de lentilles cornéennes.
- Soumettez votre réclamation (incluant l’approbation du CAFMLO, la facture, les reçus et le formulaire de réclamation CF52) à la boîte de réception de l’administration médicale HS : [email protected]
Important
- Le personnel qui demande des lunettes (des lunettes ordinaires, des lunettes de soleil, des inserts balistiques, etc.) doit d’abord lire l’instruction 4020-05 du Groupe des Services de santé des Forces canadiennes sur les services d’optique, puis faire un suivi auprès de l’OLMFC.
- Le remboursement n’est accessible qu’une fois aux deux ans, même en cas de perte ou de bris des lunettes OU de changement de prescription. Seules les lunettes admissibles seront remboursées (conformément à la référence).
- Vous avez droit à un remboursement maximal de 600 $ CA; les militaires devront payer de leur poche les dépenses qui dépassent ce montant.
- Les militaires ayant accès à une installation de traitement militaire doivent utiliser les services d’optique de cette installation pour les examens de la vue. Les militaires qui ont besoin de ressources civiles pour des examens d’optométrie doivent obtenir une justification et une autorisation préalable de l’OLMFC (ou de TRICARE).
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Renseignements importants
1. Gamme de soins de santé des FAC
- La Gamme de soins de santé des FAC détermine quels services, traitements et produits médicaux et dentaires seront pris en charge par l’État pour les membres des FAC qui présentent des besoins cliniques avérés. La couverture n’est pas la même que celle d’une assurance traditionnelle; vous recevez une autorisation spécifique pour des soins précis en fonction de vos besoins cliniques. Apprenez-en davantage sur les prestations médicales et dentaires des FAC.
- Cette couverture repose sur une autorisation : certains traitements précis vous seront accordés (p. ex. 10 séances de physiothérapie). Si vous avez besoin de soins supplémentaires au-delà de ce qui est autorisé, vous devrez demander une nouvelle autorisation.
- La couverture repose sur la nécessité clinique et la médecine basée sur des données probantes.
2. Éléments NON couverts
- Soins non inclus dans la Gamme de soins de santé des FAC (sauf si l’assurance du conjoint ou de la conjointe est utilisée)
- Traitements expérimentaux ou en cours d’étude
- Soins pendant une absence non autorisée
- Procédures esthétiques (sauf si elles sont nécessaires d’un point de vue médical)
- Services de médecine de luxe (services de soins de santé haut de gamme)
3. Aspects financiers
- La couverture est limitée aux taux raisonnables et habituels.
- L’OLMFC précisera les limites financières spécifiques lors de l’autorisation.
- Le coût de certains traitements spécialisés peut nécessiter une approbation additionnelle.
4. Avances
- Les soins de santé aux États-Unis sont coûteux. Lorsque vous recevez des estimations de coûts ou planifiez recevoir des soins, nous pouvons vous accorder des avances pour tout montant total supérieur à 400 $ afin de vous aider à alléger la charge financière en attente du traitement des demandes de remboursement.
- La procédure à suivre pour demander une avance se trouve ici.
Guide d’administration médicale
Ce guide décrit les procédures d’administration médicale auxquelles doivent se soumettre les membres des FAC en affectation aux États-Unis, quel que soit leur poste.
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Aperçu de la vérification annuelle de l’état de préparation médicale
Personnel non navigant ou personnel navigant n’exerçant pas de fonctions de pilotage ou de contrôle
Qu’est-ce que la vérification annuelle de l’état de préparation médicale?- Il s’agit d’une procédure obligatoire dans le cadre de la vérification annuelle de l’état de préparation du personnel (VAEPP), qui remplace l’ancien système d’examen médical périodique (EMP). Elle permet des mises à jour médicales plus fréquentes et plus faciles, tout en garantissant que les soins médicaux et le dépistage appropriés sont effectués pour les membres des FAC aux États-Unis.
- Il faut remplir un formulaire de vérification annuelle de l’état de préparation médicale (VEPM) et un questionnaire sur la santé personnelle (DND 4943) à soumettre avec les dossiers médicaux qui n’ont pas été soumis pour l’année en cours.
- La procédure de vérification de l’état de préparation est la suivante :
- rassembler tous les dossiers médicaux américains pour les soumettre;
- remplir le formulaire VEPM et le questionnaire DND 4943, accessibles dans le répertoire des formulaires;
- soumettre les dossiers médicaux, le formulaire VEPM et le questionnaire au service des dossiers médicaux pour examen.
Que se passe-t-il après la soumission?
- L’OLMFC examine tous vos dossiers médicaux de l’année écoulée pour :
- évaluer votre état de santé actuel;
- déterminer les problèmes de santé actuels nécessitant des soins supplémentaires;
- déterminer les besoins en matière de soins préventifs;
- appliquer des contraintes à l’emploi pour raisons médicales (CERM);
- mettre à jour votre catégorie médicale si nécessaire;
- communiquer avec vous pour terminer l’évaluation.
- Le coordonnateur médical signe la partie médicale de la VAEPP.
Soumission annuelle des dossiers médicaux du personnel navigant
Personnel navigant actif ou occupant un poste de contrôleLe personnel navigant actif (postes de pilotage ou de contrôle) connaît généralement les délais des examens médicaux de type 1 ou de type 2, dont les détails sont décrits dans la Directive AMA 100-01, Normes médicales applicables au personnel navigant des FAC. Toutefois, le personnel navigant affecté aux États-Unis pour plus de deux ans à des postes non liés au pilotage ou au contrôle peut être exempté des examens médicaux pour le personnel navigant et opter pour un EMP pour le personnel non navigant (voir ci-dessus). Tout le personnel navigant doit passer un examen médical de type 1 avant de quitter le Canada.
Alors que les cliniciens et cliniciennes de l’US Flight Med autorisent les membres des FAC à piloter ou à contrôler conformément aux politiques américaines (généralement par la délivrance d’un formulaire DD2992 Medical Recommendation for Flying), les EMP pour le personnel navigant doivent également être menés afin de s’assurer du maintien d’une catégorie médicale valide, en accordant une attention particulière au facteur d’aptitude au vol. Ce facteur peut être consigné sur la feuille de suivi du formulaire DD2992. Il est important de suivre les étapes suivantes lors de la planification de la visite médicale pour le personnel navigant.
- Demandez des examens précis en fonction de la période de validité indiquée dans le tableau ci-dessous. En cas de questions sur ce qui est requis, adressez-vous à l’OLMFC pour obtenir des éclaircissements sur les exigences particulières en matière d’examen.
- Une fois que vous savez quels examens sont nécessaires, contactez votre clinique pour prendre rendez-vous afin de passer un examen médical complet (de la tête aux pieds), un examen de la vue (qui doit inclure une note, par exemple 20/20, indiquant l’acuité visuelle), un test auditif (qui doit comporter des fréquences et des décibels) ainsi que tout autre examen que l’OLMFC a jugé nécessaire.
- Remplissez les questionnaires médicaux DND 2452 et DND 2552, accessibles dans le répertoire des formulaires.
- Une fois tous les examens terminés, envoyez les notes cliniques ainsi que les formulaires DND 2452 et DND 2552 à la commis aux documents médicaux ou à l’OLMFC (par courrier électronique crypté, par DoD Safe ou par télécopieur) afin que votre catégorie médicale soit mise à jour.
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Éléments à déclaration obligatoire à l’OLMFC
Nouveau diagnostic médical
- Nouveau diagnostic de maladie chronique (hypertension, diabète, taux élevé de cholestérol)
- Nouveau diagnostic en lien avec la santé physique (discopathie dégénérative, lombalgie chronique, problème musculaire ou articulaire majeur comme une rupture du ligament croisé antérieur, une arthrite de la hanche, etc.)
- Nouveau diagnostic en lien avec la santé mentale (dépression, anxiété, trouble de stress post-traumatique, troubles liés à l’utilisation de substances)
- Nouveau médicament à long terme ou changement de médicament
- Conditions non autolimitatives (pas de maladies virales)
Blessures et problèmes physiques
- Toute blessure nécessitant plus de deux semaines de guérison
- Toute discussion relative à une intervention chirurgicale (même future)
- Blessures liées au service (y compris les blessures liées à l’entraînement physique)
- Impossibilité d’exercer une partie du travail en raison d’une maladie ou d’un accident
Tests et procédures médicales
- Analyses sanguines et tests en laboratoire
- Rayons X, examens de tomodensitométrie et IRM
- Coloscopie ou autres dépistages
- Tout examen d’imagerie médicale
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Évaluation médicale en vue d’une mutation à une autre mission ou d’une prolongation
Il existe trois scénarios d’évaluation différents pour les militaires à l’extérieur du Canada (aux États-Unis). Chaque scénario comporte des exigences et des étapes différentes, mais tous impliquent l’équipe du détachement de Washington des Svc S FC. Votre salle des rapports lancera la procédure de la liste de contrôle en vue d’une affectation à l’étranger (DND 4064).
Étapes préliminaires requises pour toutes les évaluations- Passez en revue et soumettez votre VAEPP, accompagnée de tous les dossiers médicaux américains et d’une copie de votre message de présélection.
- Remplissez le formulaire de l’annexe B.
- Remplissez les parties 1 et 2 du formulaire DND 4342 pour chaque personne à charge*
- * Pour les mutations à une autre mission dans le reste du monde, la partie 3 doit être signée par votre clinicienne ou clinicien habituel.
- Envoyez la VAEPP, les dossiers médicaux, le formulaire de l’annexe B et la copie du message de présélection à Natalia Pela afin qu’elle puisse créer votre dossier de présélection.
- Évaluation en vue d’une prolongation ou d’une mutation à une autre mission dans le même secteur géographique
- L’OLMFC est l’autorité approbatrice.
- Une évaluation de la travailleuse ou du travailleur social peut être exigée en fonction de l’examen effectué par l’OLMFC.
- La partie 8 du formulaire de la phase 1 doit être signée par la commis aux documents médicaux.
- Le formulaire de la phase 2 doit être signé par l’OLMFC à l’issue de l’évaluation.
- Évaluation en vue d’une mutation à une autre mission aux États-Unis
- L’OLMFC est l’autorité approbatrice.
- Une évaluation de la travailleuse ou du travailleur social sera demandée et programmée par la commis aux documents médicaux.
- La partie 7 du formulaire de la phase 1 doit être signée par la travailleuse ou le travailleur social des Svc S FC qui effectue l’évaluation.
- La partie 8 du formulaire de la phase 1 doit être signée par la commis aux documents médicaux.
- Le formulaire de la phase 2 doit être signé par l’OLMFC à l’issue de l’évaluation.
- Évaluation en vue d’une mutation à une autre mission dans un autre pays
- Toutes les étapes du processus d’évaluation pour l’extérieur du Canada sont requises, y compris l’examen dentaire (à effectuer localement) et le bilan vaccinal (à planifier par la commis aux documents médicaux).
- Une évaluation de la travailleuse ou du travailleur social sera demandée et programmée par la commis aux documents médicaux.
- Le formulaire DND 4342 doit être rempli et signé à la partie 3 par la clinicienne ou le clinicien local.
- L’OLMFC est responsable de l’examen clinique, tandis que la Directrice ou le Directeur – Politique de santé (D Pol San) a le pouvoir final de décision.
**Remarque : Toutes les évaluations requièrent la présentation des dossiers médicaux américains des militaires, ainsi que la présentation des dossiers médicaux du personnel navigant actif ou la soumission de la VAEPP. Tous les formulaires sont accessibles dans le répertoire des formulaires.
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Contraintes à l’emploi pour raisons médicales (CERM)
Quand les CERM sont-elles appliquées?
L’OLMFC applique des contraintes à l’emploi lorsque vous :
- avez des problèmes de santé qui affectent votre rendement au travail;
- avez besoin de mesures d’adaptation ou de restrictions;
- devez effectuer des tâches adaptées pendant une récupération.
Processus pour les CERM :
- Évaluation de l’OLMFC : examen des renseignements médicaux fournis par le biais des notes cliniques et d’une discussion avec la ou le militaire. Les CERM indiquées par les cliniciennes et cliniciens américains doivent être respectées dans l’attente d’un examen par l’OLMFC.
- Application de contraintes : restrictions professionnelles spécifiques documentées et envoyées au ou à la militaire et téléversées dans Gestion SSAM.
- Notification à la chaîne de commandement : CERM indiquées à la chaîne de commandement par la ou le militaire; si la chaîne de commandement a des questions, elle peut s’adresser à l’OLMFC.
- Examen périodique : révision et mise à jour des CERM si nécessaire.
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Soumission des dossiers médicaux
Les notes cliniques générées par les fournisseurs de services médicaux américains, qu’ils soient du département de la Défense ou civils, doivent être fournies à la commis aux documents médicaux pour être téléversées dans le Système d’information sur la santé des Forces canadiennes (SISFC). Il est obligatoire de déclarer tous les soins médicaux reçus en dehors des cliniques des Svc S FC.
En raison des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, l’équipe du détachement de Washington des Svc S FC ne peut pas demander ces dossiers aux États-Unis; ils doivent être envoyés par les militaires.
Il est important de tenir votre dossier médical à jour afin de vous assurer que vous êtes apte à exercer vos fonctions, d’obtenir des conseils sur votre état de santé, de permettre le réexamen de vos avantages si des problèmes de santé liés au service devaient survenir, et d’assurer une prise en charge médicale efficace lors de votre retour au Canada.
Les notes cliniques contiennent l’évaluation et le diagnostic réels fournis par votre clinicien ou clinicienne, et pas seulement les instructions de libération, les CERM ou les certificats d’aptitude au vol.- Méthodes d’envoi des notes cliniques
- Envoyer un courriel à la commis aux documents médicaux à l’adresse suivante : [email protected]. Idéalement, le courriel devrait être crypté, mais tous les renseignements médicaux non sécurisés le sont dès leur réception.
- Envoyer les documents par télécopieur au 1-202-448-6438.
- Créer un lien DoD Safe de votre dossier médical de l’installation de traitement militaire pour le service des dossiers médicaux.
- Envoyer les documents par courrier : CF H Svcs HQ Det Washington, 501 Pennsylvania Ave NW, Washington, DC 20001.
- Méthodes d’envoi des notes cliniques
