Code de confidentialité

Le CRFM de St. John’s est responsable des renseignements personnels qu’il détient.

Il incombe au directeur général du CRFM de St. John’s de s’assurer que le CRFM respecte les principes qui suivent.

Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels qui la concernent, et elle doit y consentir à moins qu’il ne soit pas approprié de l’en informer. Par consentement éclairé, le CRFM entend le consentement donné par une personne après avoir été mise au courant, verbalement ou par écrit, et lorsqu’elle comprend le but exact de la collecte de ces renseignements personnels et de leur utilisation.

La collecte de renseignements personnels se limite aux fins identifiées par le CRFM. Les renseignements doivent être obtenus de façon honnête et licite. Les renseignements personnels obtenus à des fins de vérification de l’identité seront utilisés à cette fin seulement.

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée y consente ou que la loi l’exige. On ne conservera pas les renseignements personnels au-delà des délais nécessaires à l’atteinte des fins auxquelles ils ont été recueillis.

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complet et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés. Le CRFM met régulièrement à jour les renseignements personnels afin de répondre aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis (p. ex., les listes d’adresses, les listes de numéros de téléphone, etc.).

Le CRFM doit mettre à la disposition de toute personne des renseignements précis sur les mesures de sécurité concernant la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels sur papier sont conservés dans des classeurs verrouillés. Les renseignements personnels sur support électronique, sont conservés dans des ordinateurs protégés par des mesures de sécurité élevées et des mots de passe. L’accès aux renseignements personnels est restreint aux personnes qui en ont besoin et qui en ont l’autorisation.

Le CRFM doit mettre à la disposition de toute personne des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Entre autres, il doit fournir les renseignements suivants :
a)    Comment communiquer avec le coordonnateur de la protection des renseignements personnels du CRFM, qui peut répondre aux questions concernant l’objectif de la cueillette de renseignements personnels.
b)    Comment une personne peut obtenir l’accès à ses renseignements personnels.
c)     Une description, sur demande, du type de renseignements personnels que détient le CRFM.
d)    Le processus pour déposer une plainte concernant les pratiques liées aux renseignements personnels.

Un membre des FAC, une famille ou tiers qui en fait la demande sera informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels qui le ou la concernent, et il lui sera permis de les consulter. Une personne pourra contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements, et y faire apporter les corrections nécessaires.
 
Le CRFM doit répondre à une demande d’accès dans les trente (30) jours ouvrables après avoir reçu la demande, à moins d’avoir la permission de repousser ce délai. Avant que le CRFM fournisse les renseignements et confirme l’existence, l’utilisation, et la divulgation des renseignements personnels, la personne en question doit pouvoir fournir les renseignements suffisants ou des pièces d’identité (avec photos) pour confirmer son identité. 

Un membre des FC, une famille ou un tiers doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès du coordonnateur de la protection des renseignements personnels du CRFM, qui est responsable de faire respecter ses principes au CRFM.