Lignes directrices du Programme national de reconnaissance des bénévoles des SBMFC

Contexte

En tant que fier défenseur du bénévolat, CANEX comprend le temps, le talent, l’expérience et les efforts que chaque bénévole consacre à l’amélioration de la vie et du bien-être de la communauté des Forces armées canadiennes (FAC). Grâce à son soutien financier, CANEX appuie fièrement le programme de reconnaissance des bénévoles des Services de bien-être et moral des Forces canadiennes. CANEX reconnaît et célèbre les efforts importants et l’impact de chaque bénévole au sein de la communauté locale des FAC parce que nous sommes plus forts ensemble.

Financement

La subvention sera automatiquement déposée dans les fonds des bases et des escadres pour aider à couvrir les coûts d’une célébration en personne ou en ligne organisée conjointement par le personnel local des Programmes de soutien du personnel (PSP), des Services aux familles des militaires et du personnel des Centres de ressources aux familles des militaires (CRFM). Le financement est destiné à un événement visant à remercier tous les bénévoles de la communauté durant l’exercice financier, quelle que soit la nature du programme. CANEX transférera les fonds au bureau régional de la comptabilité des Fonds non publics (FNP) (pour le Canada), par le biais du bureau de la comptabilité des FNP d’Edmonton (pour les États-Unis) ou par bordereau de transfert (Europe).

Dépenses et comptabilité

(NOUVEAU) Les fonds doivent être dépensés pendant la même année financière (AF) que celle à laquelle l’événement en question a lieu.
1. (NOUVEAU) Si une dépense pour l’AF 2024-2025 est payée avant le 1^er avril 2024, la dépense doit être comptabilisée sur un compte prépayé puis affectée au compte d’affectation spéciale mentionné à l’annexe A le 1^er avril 2024.
2. Toutes les dépenses doivent être codées sur les comptes en fiducie énumérés à l’annexe A.
3. Tous les reçus doivent être soumis au bureau comptable local avant le 8 avril 2025 pour être traités avant la clôture de l’exercice.
4. Ces comptes en fiducie seront apurés à la clôture de l’exercice, le 15 avril 2025. Les fonds ne peuvent pas être reportés à l’année suivante.
5. Il est à noter que CANEX et les Finances des BNP peuvent effectuer des vérifications comptables pour s’assurer de la conformité aux présentes lignes directrices, et que des vérificateurs et vérificatrices externes peuvent faire de même pour garantir la conformité des rapports financiers.
Vous devez transmettre les factures et les reçus originaux au bureau local de la comptabilité afin d’obtenir un remboursement ou un paiement pour les biens et services achetés par le biais du ou de la gestionnaire des PSP sur place. En soumettant les factures et les reçus originaux aux fins de remboursement, vous attestez que les fonds ont été dépensés conformément aux lignes directrices. Il n’est pas permis de transférer directement des fonds au CRFM.

Signalement obligatoire

(NOUVEAU) Les localités doivent soumettre un rapport préliminaire à l’événement (Annexe C) pour toutes les activités de l’AF 2024-2025 au plus tard le 31 mars 2024.

Un rapport suivant l’événement doit être soumis dans les 30 jours suivant l’événement (Annexe D).

Un organisateur ou une organisatrice d’événement doit présenter le rapport d’événement au nom de la base ou de l’escadre.

Les photos doivent être accompagnées du formulaire d’autorisation et d’une décharge pour toutes les personnes photographiées.

Si vous ne soumettez pas les rapports (avant et après l’événement), les photos et la publicité dans les délais indiqués et si vous ne notifiez pas les changements apportés à l’événement, votre demande de financement pourrait être refusée pour l’année suivante.

Dépenses admissibles et non admissibles

Les fonds peuvent servir uniquement aux dépenses suivantes :

achat de cartes-cadeaux CANEX;
articles de reconnaissance y compris prix ou cadeaux;
- (NOUVEAU) Les bénéficiaires doivent signer un registre des cadeaux (ANNEXE E), sinon les Finances des BNP pourraient refuser les demandes. Les dépenses relatives aux cartes-cadeaux non distribuées (CANEX ou toute autre carte-cadeau) doivent être conservées dans un compte d’inventaire de l’entité, et non de la fiducie, et doivent faire l’objet d’une vérification physique par l’équipe comptable des BNP.

promotion de l’événement;
invitations et programmes de l’événement;
frais associés aux installations ou aux activités;
divertissement;
billets ou droits d’entrée;
plateformes de programmation virtuelle.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

les frais de fonctionnement de votre organisme (par exemple, les salaires, les dépenses de frais de déplacement, l’équipement et les meubles de bureau, les véhicules);
l’assurance de responsabilité civile;
les dépenses liées à l’entretien régulier;
l’achat, la commande ou la restauration d’objets destinés à la vente ou les activités dont l’objectif principal est la collecte de fonds;
les activités qui s’inscrivent (en tout ou en partie) dans le prolongement d’une programmation régulière ou permanente;
l’achat de produits alcoolisés ou de cannabis ou des licences à cet effet

Généralités

Dans la mesure du possible, les fournitures et les prix doivent être achetés dans les magasins CANEX ou en ligne sur le site Web CANEX.ca. Si des cartes-cadeaux sont remises comme prix de reconnaissance, elles doivent provenir de CANEX.

Nous nous attendons à ce que toutes les activités entreprises dans le cadre des projets financés tiennent compte des besoins de toute la population, incluant, sans toutefois s’y limiter, les peuples autochtones et les Canadiens et Canadiennes de diverses religions, cultures, ethnicités, capacités, orientations sexuelles et identités de genre.

Toutes les activités (en personne et virtuelles) doivent respecter tous les règlements sanitaires en vigueur et les directives des FAC.

Les événements devraient suivre le thème et le nom de la Semaine de l’action bénévole. Il est fortement encouragé de planifier des activités lors de cette occasion ou pendant la semaine du 5 décembre lors de la Journée internationale des bénévoles. Pour appuyer l’événement et le thème commun, les bases et les escadres doivent télécharger les modèles créés par CANEX et les utiliser.

Les organisateurs et organisatrices des activités doivent annoncer que CANEX en est le commanditaire comme suit :

en affichant une bannière de CANEX au cours de l’activité. Pour en emprunter une, communiquez avec la gestion du magasin CANEX de votre localité;
en invitant le gérant ou la gérante de leur magasin CANEX à l’événement;
en incluant le logo CANEX sur tout le matériel supplémentaire pour l’événement (plaques, billets, ou autre matériel imprimé ou médiatique) et en sollicitant l’approbation du gestionnaire national ou de la gestionnaire nationale, Marketing et expérience clients, CANEX pour l’utilisation du logo CANEX;
en nommant le gagnant ou la gagnante du prix Bénévole du mois et en faisant la promotion du programme par la publication de contenu dans les médias sociaux nationaux.

Expérience comme bénévole

En plus du rapport, les organisateurs et organisatrices doivent envoyer à toutes les personnes invitées le lien suivant pour qu’elles puissent évaluer l’événement : https://www.surveymonkey.ca/r/volunteer-benevole24