Procédure de réservation des installations du Mess

• Vérifiez auprès du personnel du Mess que les installations sont disponibles à la date prévue pour l’activité. Les demandes sont acceptées selon le principe du premier arrivé, premier servi.
• Faites une réservation pour votre activité en remplissant le formulaire de demande de réservation d’installations.
• Assurez-vous que tous les champs sont remplis et que le parrain a accepté les conditions des services décrites.
• Un parrain doit être indiqué sur chaque formulaire de demande de réservation d’installations. Cette personne doit être membre en règle du Mess Juno Beach. Pour toute question concernant les parrains, communiquez avec le personnel du Mess.
• Transmettez le formulaire rempli par courriel, à l’adresse suivante : [email protected].
• À la réception du formulaire, le personnel du Mess enverra un courriel de confirmation au membre et l’informera du délai prévu.

Contrats de services

Selon le type d’activité organisée, notamment si celle-ci nécessite les services de fournisseurs externes (p. ex. DJ, traiteur, photographe ou décorateur), il faut passer un contrat de services avec le fournisseur. En cas de doute, informez-vous pour vérifier si l’activité nécessite un contrat de services. Le cas échéant, il faut en informer le personnel du Mess dès que possible pour s’assurer que toutes les exigences sont respectées et que les contrats sont préparés avant l’activité.

Tous les contrats de services doivent être traités par le Mess. Si l’activité nécessite de faire appel à un fournisseur externe, le Mess doit verser le paiement (y compris les dépôts) directement au fournisseur. Les membres/unités ne doivent pas verser de paiement pour des services externes. Après l’activité, le Mess facturera tout service externe rendu au parrain indiqué sur le formulaire de demande de réservation d’installations.

Frais s’appliquant aux réservations

• Les frais comprennent la rémunération des barmans au taux de 25 $ l’heure par barman requis pour l’activité.
• Comme il est indiqué dans les règlements, des frais d’administration de 10 % sont facturés pour toutes les activités privées et les activités d’unité. En cas de doute, consultez le personnel du Mess pour vérifier si l’activité constitue une activité privée. En règle générale, si l’activité n’a pas été prévue dans le budget de l’année financière (AF), elle n’est pas considérée comme une activité « générale » et ne s’adresse pas aux membres généraux. Elle est alors considérée comme une activité privée ou d’unité et fait l’objet de frais d’administration.
• Dans le cas des cérémonies de départ dans la dignité organisées au Mess Juno Beach en l’honneur de membres, on ne facture aucuns frais d’administration.
• On facture des frais de nettoyage de 100 $ si le personnel du Mess doit nettoyer les installations après une activité. Les attentes en matière de nettoyage sont décrites dans l’entente de location du Mess.
• Renseignez-vous auprès du personnel du Mess en ce qui concerne toute commande spéciale. Les boissons qui ne sont pas actuellement en stock constituent des commandes spéciales; vous devez les commander par l’entremise du Mess, et le superviseur du bar déterminera les prix facturés pour les produits en fonction de l’analyse des coûts.
• Toute demande d’utilisation des fournitures du Mess, comme les assiettes/ustensiles/serviettes de table/ustensiles de barbecue, peut entraîner des frais supplémentaires, car ces fournitures sont destinées à l’usage des membres généraux et non à des activités particulières des unités.
• On prépare les factures dans les cinq jours ouvrables suivant la date de l’activité. On transmet par courriel les options de paiement et la facture contenant des détails précis liés à l’activité.

Nourriture dans les locaux du Mess

• La nourriture est autorisée dans les locaux du Mess conformément à l’Instruction permanente d’administration de la BFC Borden (IPABB) 1022. 
• Le BPR doit signer une renonciation. De plus, il faut fournir une liste indiquant les ingrédients de chaque article et leurs fournisseurs, à des fins de suivi et de détermination de tout allergène alimentaire potentiel. 
• En ce qui concerne les aliments achetés d’un fournisseur valide (p. ex. plateaux de Sobeys/Costco) et apportés dans les locaux du Mess, des dispositions particulières peuvent être nécessaires. Communiquez avec le personnel du Mess pour vous assurer que les options de nourriture/restauration respectent les règlements.
• Si vous prévoyez utiliser les barbecues sur place, le Mess exige une preuve qu’une personne possédant une certification en matière de salubrité des aliments assistera à l’activité et supervisera l’entreposage, la manipulation, la préparation, la cuisson, le service ou la mise au rebut des aliments. Des membres du personnel du Mess possèdent une certification en matière de salubrité des aliments et peuvent assurer la supervision, mais des coûts supplémentaires pour la rémunération peuvent s’appliquer. 
• Si vous demandez à un traiteur externe de préparer les aliments sur place dans le cadre de l’activité, le Mess exige un contrat de services. Il est important de noter que la passation d’un contrat de services est un processus plus long. Si un service de traiteur est requis, il faut en informer le personnel du Mess au moins six semaines à l’avance pour qu’il y ait suffisamment de temps afin de préparer les documents nécessaires et d’obtenir l’approbation permettant aux fournisseurs externes d’accéder aux locaux.
• Il est interdit d’apporter des boissons dans le Mess. On peut ainsi s’assurer que toutes les boissons dans le Mess sont conformes aux règlements de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). Le Mess offre des comptoirs à boissons dont les frais peuvent être ajoutés à la facture. Pour de plus amples renseignements sur le coût des comptoirs à boissons, communiquez avec le personnel du Mess.

Code vestimentaire 

• Un code vestimentaire s’applique au Mess. On ne doit pas y porter de couvre-chefs ou chapeaux militaires sans approbation.
• Dans le cadre d’activités spéciales (p. ex. activités thématiques, mariages et cérémonies de départ dans la dignité), on peut demander une autorisation ponctuelle de l’OEM relativement à des articles vestimentaires précis. Toute exception au code vestimentaire autorisée par l’OEM des mess sera évaluée en fonction de sa pertinence.

• Remarque : Ne modifiez pas l’aménagement du Mess sans d’abord consulter le personnel du Mess. Les dommages, les pertes ou le nettoyage supplémentaires peuvent entraîner des frais.