Les activités bancaires

Selon l’emplacement où vous vous trouvez, il peut y avoir différentes façons de déposer des fonds. Communiquez avec votre bureau de la comptabilité des BNP pour connaître les procédures de dépôt et obtenir une copie du bordereau de dépôt bancaire officiel.

Les reçus standards, tels que les reçus Blueline, ne peuvent être utilisés pour aucune activité des BNP, car ils ne sont pas considérés comme des documents officiels contrôlés. Ce qui veut dire qu’ils ne répondent pas aux normes et réglementations nécessaires pour une documentation et une comptabilité appropriées dans le cadre des activités des BNP. Les reçus officiels des BNP doivent plutôt être utilisés pour garantir la précision de la tenue des dossiers et le respect des politiques financières établies.

Conformément au chapitre 18 de l’A-FN-105-001/AG-001, chaque personne désignée pour percevoir les revenus des fonds non publics (FNP) doit toujours remettre un reçu officiel des FNP à la personne de qui ils reçoivent les fonds, sauf lorsque le contrôle peut s’exercer adéquatement au moyen de caisses enregistreuses, de terminaux de points de vente ou de tout autre système de contrôle de caisse, de billets numérotés en série ou par la comptabilité des stocks. Les reçus peuvent être remis manuellement au moyen du formulaire CF 602, par l’entremise d’un logiciel approuvé par le CSF ou les TI comme DonorPerfect, ou pour la comptabilité des BNP, par l’entremise de PROPHÈTE.

Immédiatement après leur réception, TOUS les chèques doivent être estampillés « pour
dépôt seulement » au moyen du timbre fourni par le bureau de la comptabilité des BNP de la localité (pour les dépôts de transferts de fonds centralisés de la BMO), ou en l’inscrivant manuellement (pour les dépôts dans d’autres banques). De plus, le numéro de l’entité ou du point de vente des BNP doit être inscrit à la main au dos de chaque chèque.

Le transfert de fonds centralisés (TFC) désigne le processus par lequel les dépôts effectués dans les succursales locales de la Banque de Montréal (BMO) sont déposés directement dans le compte bancaire consolidé du Fonds central des Forces canadiennes (FCFC) auprès de la BMO à Ottawa.

C’est une exigence de la banque. Chaque chèque doit être mentionné séparément sur le bordereau de dépôt. S’il y a plus de chèques que ce que peut contenir le bordereau de dépôt, il suffit d’ajouter une bande de machine détaillant les montants des chèques pour justifier le montant total des chèques annotés sur le bordereau de dépôt bancaire.

Les entités, les points de vente ou les activités dont les recettes dépassent généralement 1 000 $ par jour feront un dépôt quotidien, qui comprendra les excédents, selon les instructions du ou de la gestionnaire de la comptabilité des Biens non publics (GCBNP). Si les recettes ne dépassent pas 1 000 $ par jour et l’établissement est doté d’un dépositaire sécurisé adéquat, les dépôts peuvent être conservés sur place. Toutefois, il y a lieu de déposer les recettes quotidiennes cumulatives lorsqu’elles excèdent 1 000 $ par jour et chaque semaine au minimum, ainsi qu’à la fin de la période comptable.
Remarque 1 : Cette limite n’empêche pas les gérants et gérantes d’établissement, de points de vente ou d’activités de fixer un montant inférieur à partir duquel les dépôts doivent être effectués.
Remarque 2 : Si on ne dispose pas d’un dépositaire sécurisé, les dépôts doivent être effectués quotidiennement.

Un dépositaire sécurisé est un lieu sécurisé approuvé (bâtiment ou réceptacle) où les fonds non publics peuvent être conservés. Les dépositaires sécurisés approuvés comprennent :
a.    les coffres-forts munis de serrures à combinaison;
b.    les classeurs dotés d’une serrure à cadran Sargent et Greenleaf (S&G) intégrée, d’un moraillon intégré ou d’une barre de verrouillage et sécurisés par un cadenas approuvé avec un diamètre d’anse d’au moins 8 mm et un espace libre d’anse de 25 mm. Pour plus de détails, consulter ODSDN, Normes techniques en matière de sécurité matérielle Q : Contenants de sécurité et cadenas ou contacter la police militaire ;
c.    le guichet de la base, y compris les systèmes de gestion de caisse et les appareils de dépôt automatisés.