Politique de remboursement, de modification et d'annulation de service
1. Demande de MODIFICATION
1.1 Demande de modification avant le début du service
Toute demande de modification de service devra être reçue au moins 5 jours ouvrables avant le début du service qui a déjà été réservé et payé.
Si nous recevons la demande dans les 5 jours ouvrables, nous allons agir ainsi :
- En fonction des places disponibles, nous accepterons les modifications sans frais.
- Si nous ne sommes pas en mesure de faire la modification désirée, faute de places, veuillez-vous référer à la section : 2.1 Demande de remboursement sans frais
1.2 Demande de modification à moins de 4 jours avant le début du service
Si nous recevons votre demande de modification de service à moins de 4 jours ouvrables avant le début des services qui ont été réservés et payés, nous allons agir ainsi :
- Si nous sommes en mesure de faire la modification désirée parce qu’il reste des places disponibles, des frais de gestion et d’administration de 25$ vous seront chargés.
- Si nous ne sommes pas en mesure de faire la modification désirée, veuillez-vous référer à la
section: 3.2 Demande d’annulation et de remboursement à moins de 4 jours du début du service
Il est à noter que toutes demandes de modification concernant les services du camp de jour devront être acheminées par écrit au département des Loisirs communautaires à l’adresse courriel suivante : [email protected]
Veuillez mettre le nom de votre enfant en objet ainsi que l’action MODIFICATION. Dans votre courriel, mentionnez la semaine ou jours où vous souhaitez apporter des modifications, la raison ainsi que la modification à apporter. EX : Mon enfant est inscrit pour la semaine du 15 au 19 juillet mais nous partirons en vacances cette semaine-là. Serait-il possible de l’inscrire pour la semaine suivante à la place soit celle du 22 au 26 juillet.
Nous vous aviserons le plus rapidement possible si votre modification est possible ou non. Pour limiter les échanges courriels et pour bien répondre à votre demande, n’hésitez pas à nous mentionner les autres possibilités si jamais votre premier choix ne fonctionne pas.
EX : Si la modification demandée n’est pas possible, nous serions intéressés par la semaine du 29 juillet au 2 août ou encore celle du 5 août au 9 août.
2. Demande de REMBOURSEMENT SANS FRAIS
2.1 Demande de remboursement accepté avec compensation de tous les frais
Un remboursement de 100% des frais payés sera accordé UNIQUEMENT pour les motifs suivants :
- Annulation du service et des activités par la Direction des Loisirs Communautaires
- Pour des raisons de mutation, de déploiement ou de cours militaire (en tout temps et au prorata des services reçus)
- Pour des raisons médicales documentées (en tout temps et au prorata des services reçus)
- Demande de modification reçue dans les 5 jours ouvrables, précédant le service qui a été payé et pour lequel nous n’avons pas pu répondre positivement à la demande de modification. (Voir 1.1 de cette politique)
Il est à noter que toutes demandes de remboursement concernant les services du camp de jour devront être acheminées par écrit avec les pièces justificatives (billet du médecin, le message de mutation, libération ou d’affectation à un cours) au département des Loisirs communautaires à l’adresse courriel suivante : [email protected].
Veuillez mettre le nom de votre enfant en objet ainsi que l’action REMBOURSEMENT. Dans votre courriel, mentionnez la semaine ou jours où vous souhaitez avoir un remboursement, la raison ainsi que les pièces justificatives. EX : Mon enfant est inscrit pour la semaine du 15 au 19 juillet mais je serai en affectation à Valcartier pour le reste de l’été. Serait-il possible d’obtenir un remboursement, voici mes pièces justificatives.
Les remboursements se feront dans un délai de 30 jours ouvrable, suivant la réception du courriel et des pièces justificatives.
3. Demande d’ANNULATION OU DE REMBOURSEMENT AVEC FRAIS
3.1 Demande d’annulation et de remboursement AVANT le début du service
Toute demande d’annulation de service du camp de jour devra être reçue 5 jours ouvrables avant le début du service qui a été réservé et payé et sera traitée de la façon suivante :
- Des frais de gestion et d’administration de 25$ seront exigés pour obtenir un remboursement
OU
- Une note de crédit de 100% de la valeur du service sera émise et valide pour une durée de 12 mois sur l’ensemble des services des loisirs de la Garnison de Saint-Jean.
3.2 Demande d’annulation et de remboursement à moins de 4 jours du début du service
Toute demande d’annulation et de remboursement que nous recevrons à moins de 4 jours ouvrables avant le début du service sera traitée de la façon suivante :
- Des frais de gestion et d’administration de 35$ vous seront chargés
OU
- Une note de crédit avec une pénalité 10% du montant total exigé sera émise et valide pour une durée de 12 mois, sur l’ensemble des services de loisirs de la Garnison de Saint-Jean.
4. Situations particulières et indépendantes du participant
Nous sommes conscients que des situations particulières peuvent survenir, telles que : blessure ou maladie grave, décès, situation familiale difficile, séparation, divorces, etc. Soyez assurés que toutes demandes particulières seront traitées de façon indépendante et avec discernement, en tenant compte de l’ensemble de la politique de remboursement et d’annulation.
