Soumission préalable
Avant un appel d'offres officiel, vous pouvez communiquer avec les fournisseurs afin de recueillir des renseignements sur le prix, la disponibilité, la capacité, les normes industrielles, les exigences, etc. Ces demandes doivent clairement indiquer qu'il ne s'agit pas d'un appel d'offres et qu'il n'y a pas d'engagement concernant des achats ou des contrats futurs.
Un appel d’intérêt est un processus opérationnel normalisé dont le but est de recueillir des renseignements écrits sur les capacités de divers fournisseurs et de réaliser une étude de marché. Les études de marché sont menées pour déterminer la disponibilité des produits et services commerciaux et pour identifier et évaluer les pratiques du marché. Un appel d’intérêt peut décrire un besoin potentiel et exiger des fournisseurs qu’ils décrivent leur capacité à satisfaire ce besoin et qu’ils fournissent des idées et des suggestions sur la façon dont l'appel d'offres éventuel peut être structuré. Les réponses serviront à aider les autorités contractantes à finaliser leurs plans en ce qui concerne le besoin et à élaborer des objectifs et des produits livrables réalisables.
Un appel d’intérêt n’est pas un appel d’offres officiel et aucun achat ne peut être effectué en conséquence. Il ne doit pas être utilisée pour solliciter des offres, car il n’est ni contraignant ni une méthode de sollicitation appropriée.
Les deux méthodes de sollicitation les plus courantes pour acquérir des biens et des services pour les BNP sont la demande de prix et la demande de propositions.
DEMANDE DE PRIX
Une demande de prix est une forme d'appel d'offres utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée uniquement sur le prix. Les exigences du contrat doivent être bien définies de façon à ce que les offres puissent être évaluées et comparées sur la base du prix et de la livraison. Le soumissionnaire retenu est sélectionné et le contrat est attribué sur la base de l'offre la plus basse qui répond aux exigences.
DEMANDE DE PROPOSITIONS
Une demande de propositions est une forme d'appel d'offres utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur la valeur optimale plutôt que sur le prix uniquement. Une demande de propositions doit être utilisée lorsque les fournisseurs sont invités à proposer une solution à un problème, une exigence ou un objectif, et que la sélection de l'entrepreneur est fondée sur l'efficacité de la solution proposée.
Les soumissions doivent être évaluées et le fournisseur retenu doit être sélectionné conformément à des procédures et des critères particuliers énoncés dans l'appel d'offres.
Le modèle de demande de propositions des BNP contient toute l'information nécessaire pour satisfaire aux principes directeurs de transparence, d'équité et d'ouverture. Il inclut les droits et obligations des deux partis et il précise les règles régissant le processus de soumission. Les principaux éléments requis de l'autorité technique et de l'autorité contractante sont un énoncé des travaux et des critères d'évaluation.
Les SBMFC ne disposent pas d'une plateforme centralisée pour l'affichage public de soumissions. Les appels d'offres sont envoyés directement aux fournisseurs. Une autorité contractante peut trouver des fournisseurs par le biais de recherches, de l’Internet, d’associations industrielles, de groupes professionnels, de journaux locaux, etc. Un processus avec concours comprend généralement l'obtention d'au moins trois soumissions/devis. Il est fortement recommandé de solliciter plus de trois soumissions ou devis pour s'assurer que des réponses adéquates sont reçues et que le meilleur rapport qualité-prix est obtenu. Parfois, les soumissionnaires choisissent de ne pas participer et de ne pas présenter d’offres ou de devis. Si une demande de prix ou de propositions est envoyée à plus de trois fournisseurs, il y a plus de possibilités qu'un nombre suffisant de soumissionnaires répondent, ce qui permettra d'obtenir une meilleure sélection.
Soumission unique
Si le processus d'appel d'offres ne donne lieu qu'à une seule soumission (un seul fournisseur soumet une réponse), il est quand même considéré comme un processus avec concours. Dans le dossier contractuel, l'autorité contractante doit mentionner qu'un seul fournisseur a répondu. Il n'est pas nécessaire de remplir le formulaire de marché prescrit dans ce cas.
Si l'autorité contractante n'est pas convaincue que la soumission représente une juste valeur, elle peut envisager de négocier avec l'entrepreneur ou d'annuler et de relancer l'appel d'offres.
