Pour prévenir les conflits et s'assurer que toutes les parties respectent leurs obligations contractuelles, l'énoncé des travaux doit préciser et clarifier les produits livrables, les tâches, la portée, les échéanciers, etc. avant qu’un contrat soit signé. Cette mesure aidera à éviter la confusion et les malentendus qui peuvent entraîner des conflits. Une bonne tenue des dossiers est essentielle à des fins de clarification, de vérification ou de résiliation.
À la gestion d'un contrat, des conflits peuvent survenir entre les parties au contrat. Les conflits doivent être résolus rapidement. Si l'autorité contractante et l'entrepreneur ne peuvent résoudre le conflit eux-mêmes, l'étape suivante consiste à faire appel à des autorités contractantes de niveau supérieur (des deux parties) pour les aider.
Applicable uniquement aux contrats d’une valeur supérieure à 30 000 $ : Si les autorités contractantes de niveau supérieur (des deux parties) ne parviennent pas à résoudre un conflit dans les trente (30) jours, la question peut alors faire l’objet d’un processus de médiation supervisé par un médiateur mutuellement acceptable. L’une ou l’autre des parties doit envoyer un avis demandant la médiation. Un médiateur sera choisi par les deux parties dans les 45 jours suivant l’envoi de l’avis écrit.
Tous les frais de médiation sont à la charge de la division, de la base, de l'escadre ou de l'unité concernée.
Les modèles de contrat de service contiennent une clause appropriée de règlement des conflits. Les autorités contractantes doivent choisir une option appropriée à leur service et à leur valeur monétaire.
À tout moment au cours du processus, les autorités contractantes peuvent communiquer avec l'agente de l'approvisionnement et de la passation de marchés pour obtenir des renseignements ou de l'aide. Si on le juge nécessaire, on peut solliciter des conseils juridiques.
