Les remboursements sont différents des dettes ordinaires. Lorsque cela est possible NPP CCC
chapitre 19, paragraphe 2.
Lorsque les entités ne paient pas directement les articles/marchandises/etc., la meilleure pratique commerciale consiste à s'assurer que
- l'achat a été approuvé
- l'article/la marchandise/etc a été reçu(e)
- la valeur de l'achat est conforme à la valeur convenue/approuvée
- La valeur du paiement peut être vérifiée - preuve de paiement
REÇUS/FACTURES
Questions à poser avant la soumission : Y a-t-il une date ? Y a-t-il un nom de fournisseur? Peut-on déterminer ce qui a été acheté et si cela a été payé?
Les reçus doivent présenter un solde nul ou indiquer le montant payé.
Lesreçus et les bordereaux de paiement de terminaux ne constituent qu'une preuve de paiement, à moins qu'ils ne contiennent des détails sur l'achat.
Ils sont généralement utilisés pour justifier des coûts supplémentaires par rapport au reçu/à la facture, tels que les pourboires.
En l'absence de l'un ou l'autre de ces documents, si le membre a payé par voie électronique, il doit disposer d'un relevé de la transaction bancaire ou d'un bordereau de transaction du terminal.
Cela permet d'étayer la documentation.
Dans la plupart des cas, la ligne du relevé indiquera le fournisseur, la valeur et éventuellement la date de la transaction. Noircir ou couvrir toutes les autres informations personnelles.
REÇUS IMPOSSIBLES À OBTENIR
Chapitre 19, paragraphe 9
COMMANDES EN LIGNE
Les confirmations de commande et les détails d'expédition ont généralement des valeurs approximatives. Cela arrive parfois, car les transactions n'ont lieu qu'au moment de l'expédition.
Souvent, les articles sont en rupture de stock ou ne sont pas disponibles.
Selon le détaillant, le prix peut parfois changer d'une commande à l'autre.
Le plus souvent, les informations peuvent être obtenues par l'intermédiaire du service clientèle, ce qui peut nécessiter des démarches supplémentaires.
TAXES
Les numéros de taxe ne sont pas nécessaires pour les remboursements. Seuls les achats directs tels que les cartes de crédit ou les factures payées par l'entité sont pris en compte.
